25 mei 2018

Ook wij vinden je privacy natuurlijk erg belangrijk. Door de nieuwe Europese wet AVG (Algemene Verordening Persoonsgegevens) die per 25 mei 2018 is ingegaan wordt hier nog meer de focus op gelegd. Een van de aspecten van de AVG is dat iedereen die met persoonsgegevens werkt een privacystatement moet hebben, die we hieronder weergeven.

Bij onze verwerking houden wij ons aan de eisen die de privacywetgeving stelt. Dat betekent onder andere dat wij:
– duidelijk vermelden met welke doeleinden wij persoonsgegevens verwerken;
– onze verzameling van persoonsgegevens beperken tot alleen de persoonsgegevens die nodig zijn voor legitieme doeleinden;
– je eerst vragen om uitdrukkelijke toestemming om je persoonsgegevens te verwerken in gevallen waarin jouw toestemming is vereist;
– passende beveiligingsmaatregelen nemen om jouw persoonsgegevens te beschermen en dat ook eisen van partijen die in onze opdracht persoonsgegevens verwerken;
– je recht respecteren om jouw persoonsgegevens op jouw aanvraag ter inzage te bieden, te corrigeren of te verwijderen.


Wie is verantwoordelijk voor de verwerking van jouw gegevens?

De Wegwijzer
Postadres: Postbus 65, 7360 AB Beekbergen
Telefoonnummer: +31 (0)6 53443928
E-mailadres: info@de-wegwijzer.com
Contactgegevens van de functionaris voor gegevensbescherming:
Maria Molijn: info@de-wegwijzer.com

De Wegwijzer staat ingeschreven bij de Kamer van Koophandel onder nummer 04056865.

Dit privacystatement legt uit hoe wij met persoonsinformatie omgaan. Dit geldt voor de website, individuele sessie, workshops en trainingen.


Welke persoonsgegevens verwerken we en waarom?

Wij verwerken jouw persoonsgegevens wanneer je gebruikmaakt van onze website of een (potentiële) klant van ons bent en deze gegevens zelf aan ons verstrekt (persoonlijk, telefonisch, of digitaal via e-mail of webformulieren op de website). De Wegwijzer verwerkt alleen persoonsgegevens die nodig zijn voor het uitvoeren van een overeenkomst of omdat het wettelijk verplicht is. Wij publiceren deze gegevens niet tenzij we jouw uitdrukkelijke toestemming hiervoor hebben.

Wanneer je een (contact)formulier invult:
Wanneer je het contactformulier of de optimizer invult gebruiken wij persoonsgegevens om deze netjes af te kunnen handelen. Hiervoor gebruiken wij de gegevens die jij aan ons doorgeeft, onder andere NAW-gegevens, telefoonnummer, factuuradres, persoonlijke voorkeuren en e-mailadres. Deze hebben wij nodig om je verzoek te kunnen afhandelen. Wij bewaren deze informatie totdat we zeker weten dat je tevreden bent met onze reactie.

Wanneer je een (potentiele) klant/client van ons bent:
Wanneer je een klant/client van ons bent gebruiken wij persoonlijke gegevens voor het uitvoeren van individuele (coaching/begeleiding) sessies, workshops, (weerbaarheid)trainingen. en het maken van verslagen. Je financiele gegevens gebruiken we alleen t.b.v. declaratie voor verrichte werkzaamheden. Ook gebruiken we NAW-gegevens, factuuradres, KvK nummer, telefoonnummer, e-mailadres en andere betalingsgegevens. Deze gegevens gebruiken wij uitsluitend voor offertes en facturen op te sturen, betalingen te verwerken, contact te hebben en onze administratie te doen.

Verder gebruiken wij je gegevens voor:
– het onderhouden van contact, door uitnodigingen voor afspraken en uitwisselen van informatie waar een betrokkene zelf om heeft gevraagd
– het bijhouden van onze (financiele) administratie
– het maken van opleidingscertificaten
– de organisatie van activiteiten zoals bijvoorbeeld een cursus of beurs
– preventie van misbruik en fraude bij het gebruik van onze diensten (bijvoorbeeld frauduleuze activiteiten, denial-of-service-aanvallen, het verzenden van spam, etc)
– overdracht van gegevens aan overheidsinstellingen en -instanties, mits deze worden opgevraagd volgens de wettelijke en bestuursrechtelijke bepalingen


Hoe lang bewaren wij de persoonsgegevens?

De Wegwijzer bewaart je persoonsgegevens niet langer dan de verplichte wettelijke termijn of, wanneer dit niet van toepassing is, niet langer dan noodzakelijk is dan voor het uitvoeren van de overeenkomst of verwerken van de vraag of totdat je verzoekt om de verwijdering ervan. Wij bewaren de gegevens in ieder geval niet langer dan 7 jaar na het sluiten van de overeenkomst

We hanteren in beginsel de volgende bewaartermijnen:

  1. Verslagen van sessies worden in een afgesloten kast bewaard. De bewaartermijn sluit aan bij die van medische gegevens volgens de WGBO (Wet op de Geneeskundige Behandelovereenkomst) van ten minste 15 jaar.
  2. Factuurgegevens, transactiegegevens en overige financiële gegevens bewaren wij 7 jaar op basis van de wettelijke fiscale bewaarplicht.
  3. Klantgegevens (NAW gegevens, email adres, telefoonnummer), tot 2 jaar na de laatste transactie.
  4. Bestelgeschiedenis (delen die niet onder de wettelijke fiscale bewaarplicht vallen), zolang als je met ons een overeenkomst of andere relatie hebt en tot 2 jaar daarna.
  5. Correspondentie, zolang als je een overeenkomst of andere relatie met ons hebt en tot 2 jaar daarna.
  6. Reviews, zolang de review relevant is.


Op welke grondslagen (“rechtsgronden”) is het gebruik van jouw gegevens gebaseerd?

We verwerken persoonsgegevens op basis van één van de volgende rechtsgronden:
– Toestemming van de betrokkene. Deze toestemming kan altijd weer worden ingetrokken, zonder dat dit afbreuk doet aan de rechtmatigheid van de verwerking op basis van de toestemming vóór de intrekking.
– Een gerechtvaardigd belang, zoals het gebruik van contactgegevens voor het uitnodigen voor een bijeenkomst.
– De gegevens zijn nodig om te voldoen aan een op ons rustende wettelijke verplichting.


Met wie worden jouw gegevens gedeeld?

De Wegwijzer deelt je persoonsgegevens alleen met derden als het nodig is voor de uitvoering van de overeenkomst, zoals het verwerken van betalingen via een bank (ING) of andere betaaldienstverlener, onderlinge overdracht en afstemming, webbeheer, het doen van onze administratie via het programma Snelstart of onze accountant (Administratie- en Belastingadviesbureau Soppe).

Wij gaan hier zorgvuldig mee om en indien van toepassing is een verwerkingsovereenkomst afgesloten. Wij geven geen persoonsgegevens door aan derden voor commercieel of goed doel.

In uitzonderlijke gevallen kan het zo zijn dat wij jouw persoonsgegevens aan derden moeten overdragen in verband met een wettelijke verplichting (bijvoorbeeld als de politie dat eist).


Doorgifte buiten de EER

We geven in beginsel geen persoonsgegevens door aan landen buiten de Europese Economische Ruimte (EER). Indien dit toch noodzakelijk mocht zijn, dragen we er zorg voor dat de doorgifte alleen plaatsvindt als de Europese Commissie heeft aangegeven dat het betreffende land een passend beschermingsniveau biedt of als sprake is van passende waarborgen in de zin van de Algemene verordening gegevensbescherming (Avg).

Cookies

De Wegwijzer probeert zo min mogelijk cookies op de website te plaatsen. Een cookie is een klein tekstbestand dat bij het eerste bezoek aan deze website wordt opgeslagen in de browser van je computer, tablet of smartphone.

We gebruiken alleen functionele cookies die nodig zijn voor het functioneren van de website en bijvoorbeeld de website sneller te maken of een probleem op te lossen. We plaatsen cookies om de informatie die je invult in ons contactformulier op te slaan zodat je die niet meteen kwijtraakt als je verkeerd klikt. Zonder deze cookies werkt de website niet goed. We gebruiken geen invasieve of tracking cookies. We hebben wel links naar andere websites op onze website, zoals uitgeverijen om onze boeken te bestellen, YouTube en onze social media accounts. We verwijzen naar hun privacyverklaring mocht je op deze links klikken.

Deze website draait op WordPress, een CMS (content management systeem) dat is ontwikkeld door MarMac Online ICT Services. Tijdens je bezoek maakt WordPress gebruik van een cookie om te controleren of cookies door je browser worden ondersteunt. Deze cookies worden niet gebruikt voor analyses en zijn puur functioneel. WordPress voldoet aan de richtlijnen uit de AVG (GDPR). We wijzen je ook op de algemene voorwaarden van MarMac Online ICT Services.

Je kunt je ook afmelden voor cookies van alle websites door je internetbrowser zo in te stellen dat deze geen cookies meer opslaat (Chrome, Internet Explorer, Firefox en Safari). Het is ook gemakkelijk om cookies en andere opgeslagen instellingen uit je browser te verwijderen.

Google Analytics, dat we gebruiken om de statistieken van de bezoeken aan onze website in kaart te brengen, plaatst ook cookies. Voor wat betreft het gebruik hiervan:
– hebben we een verwerkersovereenkomst met Google afgesloten;
– het laatste octet (drie cijfers) van het IP-adres is afgschermd waardoor we bezoekers niet persoonlijk kunnen herleiden;
– ‘gegevens delen’ is uitgezet;
– we maken geen gebruik van andere Google-diensten in combinatie met de Google Analytics-cookies.

Wat doen wij om je gegevens te beschermen?

Persoonsgegevens worden lokaal op onze computers opgeslagen in Word, Excel of PDF, of via email (Gmail, Outlook) naar ons verstuurd. We werken met de programma’s van Microsoft. Deze zijn alleen gekoppeld aan geautoriseerde gebruikers middels een sterk wachtwoord. Gegevens kunnen worden opgeslagen als backup bij DropBox (US) OneDrive of Google Drive, en verwerkt in onze factuur software (SnelStart) of bij onze bank (ING) worden opgeslagen. Met deze organisaties hebben we een verwerkersovereenkomst afgesloten. Backups van alle bestanden worden op een externe harde schijf bewaard in een beveiligde ruimte.

Onze computers zijn encrypted en beschermd met een sterk wachtwoord. Updates worden direct uitgevoerd en computers zijn beschermd met een firewall en anti-virus software van Microsoft. Backups worden in realtime uitgevoerd naar de cloud (OneDrive) en dagelijks naar een externe harde schijf, deze wordt in een afgesloten kast bewaard.

Onze email is beschermd met sterke wachtwoorden, en 2-factor authenticatie. Met Google hebben wij een verwerkersovereenkomst en zij verwerken deze gegevens volgens de Privacy Shield. Deze websites zijn beveiligd met SSL.

De website wordt dagelijks via ManageWP gecontroleerd op malware, vulnerabilities, en web trust van Google Safe Browsing. Logins van beheerders worden gemonitord zodat er geen toegang is door ongeauthoriseerde gebruikers. Er wordt wekelijks gechecked voor updates van de software en plugins.


Inzage, wijzigen en verwijderen van je gegevens

Als je vragen hebt of wilt weten welke persoonsgegevens wij van jou hebben, kun je altijd contact met ons opnemen door een e-mail te sturen naar info@de-wegwijzer.com.

Je hebt de volgende rechten:
– uitleg over welke persoonsgegevens we hebben en wat we daarmee doen;
– inzage in de precieze persoonsgegevens die we hebben;
– het laten corrigeren van fouten;
– het laten verwijderen van verouderde persoonsgegevens;
– intrekken van toestemming;
– bezwaar maken tegen een bepaald gebruik

Wij vragen je om zo veel mogelijk informatie over je verzoek te geven zodat wij deze goed in behandeling kunnen nemen.

Wij versturen momenteel geen nieuwsbrieven. Mochten we dit gaan doen dan zullen we eerst toestemming vragen en een duidelijke afmeldfunctie opnemen.

Tenslotte brengen wij je ervan op de hoogte dat je je kunt richten tot het Agentschap voor Gegevensbescherming en andere bevoegde overheidsinstanties voor alle claims die voortvloeien uit de verwerking van jouw persoonsgegevens.


Kunnen we deze privacyverklaring aanpassen?

Ons privacystatement kan gewijzigd worden. De actuele versie van het privacystatement wordt op onze website www.de-wegwijzer.com gepubliceerd. Wijzigingen geven we met datum weer, zodat je snel kunt zien wat er is gewijzigd. Mocht er een ingrijpende verandering zijn dan zullen we je hierover een mail sturen. Voor wat betreft de website zul je in dat geval een duidelijke melding krijgen zoals bijvoorbeeld voor het accepteren van Cookies.